Mail firmowy – jak skonfigurować adres e-mail z nazwą swojej domeny? [PRZYKŁAD]
- Robert Jakubczak - Copywriter & UX Designer
Posiadasz swoją stronę internetową lub sklep e-commerce?
Jeżeli działasz aktywnie w internecie, to warto, abyś zainteresował się założeniem firmowego maila. W tym artykule dowiesz się, co to jest prywatny e-mail przedsiębiorstwa, w jakich sytuacjach warto go założyć oraz jak go skonfigurować.
Spis treści:
- Mail firmowy – co to jest?
- Jakie są korzyści posiadania firmowego adresu e-mail?
- Gdzie założyć własną skrzynkę pocztową?
- Jakie są koszty utrzymania firmowego maila?
- Jak skonfigurować mail z nazwą domeny na swoim hostingu?
- Logowanie na swoją prywatną skrzynkę poczty elektronicznej
- Jak dodać alias poczty elektronicznej?
- Podsumowanie.
Mail firmowy – co to jest?
Firmowy mail to indywidualna skrzynka poczty elektronicznej danego przedsiębiorstwa, a także jej własny adres e-mail.
Zgodnie z tą definicją poczta elektroniczna jest pewną „usługą internetową”, z której korzystamy, by wirtualną drogą komunikować się z drugim człowiekiem.
W praktyce mail firmowy to spersonalizowany adres, w którym zawarta jest nazwa naszej domeny. Zobaczmy to na przykładzie:
r.jakubczak97@gmail.com – to nie jest mój firmowy e-mail, ponieważ jest on założony w usłudze Google.
robert@quickprest.pl – to jest mój firmowy mail, ponieważ założyłem go korzystając z własnej domeny i hostingu. Dlatego po @ pojawia się nazwa naszej domeny quickprest.pl.
Jak widzisz bardzo łatwo odróżnić jeden adres od drugiego. Skoro już wiemy, czym jest firmowy mail, to zastanówmy się, jakie są korzyści z jego posiadania.
Jakie są korzyści posiadania firmowego adresu e-mail?
Zgodnie z danymi ze strony Mail Bird łączna liczba kont e-mail na świecie sięga 4,4 miliarda. Komunikacja w sieci ciągle się rozwija, kolejne firmy dołączają do wirtualnej rzeczywistości. Warto zadbać, aby Twój adres pocztowy wyglądał profesjonalnie i budził zaufanie.
Brak reklam
Gdy nie korzystasz ze skrzynek firm takich jak wp.pl, onet.pl, interia.pl, o2, gazeta.pl itd., to nie wkurzają Cię reklamy i SPAM. Masz wszystko pod kontrolą.
Budowa autorytetu
Indywidualna skrzynka pocztowa wpływa na odbiór Twojej firmy w internecie. Twoje przedsiębiorstwo będzie oceniane jako bardziej profesjonalne i rzetelne.
Wzmocnienie marki na rynku
Twój prywatny adres mailowy to powód do dumy. Na pewno zwiększy wartość Twojego brandu w sieci oraz pozytywnie wpłynie na zaufanie do Twojej działalności.
Gdzie założyć własną skrzynkę pocztową?
Jest kilka możliwości, ale najbardziej polecamy postawić elektroniczną skrzynkę pocztową na własnym hostingu. Innym, wartym rozpatrzenia pomysłem, jest usługa Google Workspace oferowana przez firmę Google (wcześniej G Suite). Są również możliwości, których nie polecamy, np. wykupienie adresu email w formie aliasu danej firmy.
Własny hosting
To moim zdaniem najlepsze rozwiązanie dla małych, średnich i dużych firm i osób prywatnych. Przestrzeń dyskowa jest zależna od ilości zakupionego hostingu. Niemniej przy założeniu, że ze skrzynki korzysta kilku użytkowników, którzy nie przyjmują i nie wysyłają ogromnych wielkościowo plików, spokojnie wystarczy Ci 1GB (większość dostawców w przypadku zapchania dysku umożliwia wykupienie większej ilości przestrzeni).
Google Workspace
Google Workspace ma sens jedynie wtedy, kiedy oprócz maila firmowego chcesz skorzystać z innych usług, które oferuje Google. To rozwiązanie przyda się dużym przedsiębiorstwom, które zatrudniają zespół ludzi. Dzięki Google Workspace każdy pracownik ma dostęp do wspólnego dysku, kalendarza, czatu, arkuszy i dokumentów, prezentacji, formularzy i innych rzeczy. Może to stanowić znakomitą przestrzeń do współpracy. Przestrzeń dyskowa dla każdego użytkownika wynosi tutaj 30 GB.
Inne rozwiązania
Są firmy, które proponują Ci założenie skrzynki e-mail, korzystając z ich nazwy domeny. Przykład: firma.pl. W ten sposób możesz uzyskać adres: twojanazwa@firma.pl przy niskim koszcie oraz bez kupowania własnej domeny. Uważam, że to rozwiązanie jest gorsze niż mail firmowy na własnym hostingu, ponieważ nic nie zastąpi własnego maila firmowego na własnym hostingu.
Jakie są koszty utrzymania firmowego maila?
Podaliśmy sobie wcześniej trzy możliwe drogi, jeżeli chodzi o zdobycie maila firmowego. Teraz spójrzmy na koszty z nimi związane.
Własny hosting
Przy samodzielnej instalacji koszt firmowego adresu e-mail wyniesie 100-150 zł rocznie (to zależy od tego, jakiego dostawcę domeny i hostingu wybierzemy oraz jaką przestrzeń dysku wykupimy). Gdzie 50-70 zł to koszt domeny, a 50-80 zł koszt hostingu.
UWAGA: Jeżeli posiadasz już swoją domenę i hosting (bo przecież na czymś Twoja strona www musi stać 🙂 ), to koszt własnego maila firmowego wynosi 0 zł!
Przeczytaj artykuł: Porównanie cen hostingu i rejestracji domen [aktualizacja 21.10.2020]
Google Workspace
Google zaoferowało nam trzy możliwe pakiety.
- Business Starter – 20,70 zł za użytkownika miesięcznie.
- Business Standard – 41,40 zł za użytkownika miesięcznie.
- Business Plus – 69 zł za użytkownika miesięcznie.
Szczegóły cennika możesz podglądną na tej stronie.
Jak widzisz podane ceny nie są niskie, dlatego pisałem, że jest to oferta skierowana szczególnie dla większych firm.
Inne rozwiązania
Adres e-mail z zakończeniem @firma.pl to koszt 6 zł za rok. Cena może zachęcać, ale naszym zdaniem lepiej postawić na pełny profesjonalizm i wydać na skrzynkę pocztową trochę więcej.
Nasza propozycja
Nasze rozwiązanie: jeżeli byś chciał, to możemy Ci zaoferować podpięcie domeny i hostingu, instalację WordPressa na serwerze, pomoc w obsłudze, a także założenie elektronicznej skrzynki pocztowej (z ilością danych do 1GB) w cenie 300 zł za rok (100 zł domena, 100 zł hosting strony, 100 zł firmowy e-mail i jego aliasy).
Możemy również zaoferować za 100 zł/rok firmową skrzynkę pocztową, jeżeli posiadasz już kupiony hosting dla strony i domenę.
Jak skonfigurować mail z nazwą domeny na swoim hostingu?
To proste! Wystarczy, że przekierujesz DNS domeny (typ MX) na swój serwer (podając zawartość spod rekordu MX dostępnego do podglądu na hostingu), a później dodasz tę domenę jako klienta Poczty. I to wszystko 🙂
Ale spokojnie, wyjaśnię konfigurację własnego maila firmowego również dla laików. Niemniej musisz wiedzieć, że będę mówił konkretnie o hostingu MyDevil oraz domenie zakupionej u dostawcy Forpsi. Uważam, że wybór tych dostawców jest najlepszy, o czym możesz przeczytać w poniższych artykułach:
Porównanie cen hostingu i rejestracji domen [aktualizacja 21.10.2020]
Bardziej szczegółowa instrukcja
Krok 1
Logujesz się na konto administratora hostingu poprzez tę stronę. Po wejściu na panel wybierasz zakładkę „Poczta” i wybierasz „Dodaj nowy adres e-mail”. Wpisujesz adres e-mail, który chcesz założyć np. kontakt@nazwatwojejdomeny.pl. Wpisujesz hasło (lub je generujesz) i klikasz „Dodaj”.
Krok 2
Logujesz się na panel administracyjny swojej domeny i wybierasz domenę, dla której chcesz otworzyć skrzynkę pocztową. Odszukujesz opcję „Edycja rekordów DNS”.
[Dla Forpsi: logujesz się -> klikasz „Domeny” -> wybierasz interesującą Cię domenę -> klikasz „Edycja rekordów DNS”].
Pojawi Ci się podobny do tego panel ->
Jako typ wybierasz „MX”, nazwę hosta pozostawiasz pustą, TTL wpisujesz 300, priorytet 10, a wartość sprawdzasz na swoim hostingu.
Jak sprawdzić wartość?
Wchodzisz na hosting i klikasz zakładkę „Strefy DNS”. Wybierasz daną domenę i otwierasz jej „Edycję”. Odszukujesz rekord dla typu MX i kopiujesz zawartość z prawej strony. Wklejasz ją w pole „Wartość”.
I to wszystko! Prawda, że zakładanie maila firmowego jest dość proste? 🙂 Sprawdźmy teraz, czy wszystko działa i zalogujmy się na skrzynkę.
Logowanie na swoją prywatną skrzynkę poczty elektronicznej
By zalogować się na firmowy adres e-mail, wejdź na swój hosting i kliknij zakładkę „Poczta”. Następnie wybierz opcję „Otwórz klienta WWW”, a przeniesie Cię na zewnętrzną stronę z panelem logowania do skrzynki. Będzie on wyglądać właśnie tak ->
Po zalogowaniu wyświetli Ci się interfejs Twojej skrzynki! Gratulacje! 🙂
Nie pozostało Ci nic innego, jak sprawdzić czy wszystko działa. Wejdź na inny e-mail i napisz wiadomość na swój nowopowstały adres. Jeżeli mail dojdzie na skrzynkę, to znaczy, że wszystko działa, a Ty możesz zaktualizować swoje dane kontaktowe na stronie www i swoich social mediach.
Jak dodać alias poczty elektronicznej?
Alias poczty elektronicznej to pomocniczy adres e-mail, który przekierowuje wiadomość na niego wysłane na główne konto pocztowe.
Przykład:
Moim adresem głównym jest: kontakt@sztukawyrazaniasiebie.pl.
Tworzę alias: reklamacje@sztukawyrazaniasiebie.pl. Jeśli wyślesz wiadomość na ten adres, to wiadomość i tak trafi na skrzynkę główną adresu kontakt@sztukawyrazaniasiebie.pl.
Jeśli chcesz utworzyć alias maila firmowego, to wystarczy, że wybierzesz taką opcję na swoim hostingu, wpiszesz adres źródłowy (czyli ten nowy) oraz docelowy (czyli ten, na który mają trafiać wiadomości przesłane na nowy adres) i klikniesz „Dodaj”.
I znowu możesz sprawdzić, czy wszystko działa jak należy wysyłając na nowy adres wiadomość mailową.
Podsumowanie
Dotarliśmy do końca. Mam nadzieję, że po przeczytaniu tego artykułu masz poczucie, że wiesz sporo na temat instalowania własnej skrzynki poczty elektronicznej. Reasumując, pozostaję przy tezie, że najlepszą i najbardziej profesjonalną formą maila firmowego jest założenie go na własnym hostingu i przy użyciu własnej domeny.
Przeczytaj również najnowsze artykuły:
Jak zwiększyć sprzedaż w sklepie internetowym o 60%? [5 psychologicznych wyzwalaczy sprzedaży]
Głównym celem każdego sklepu internetowego jest sprzedaż. Firmy wydają ogromne pieniądze na badania klientów, poprawę user experience czy działania marketingowe. A czasem wystarczy wdrożyć na
Live chat na stronie internetowej – jak zainstalować [tawk.to]
Live chat to wspaniałe narzędzie, które umożliwia użytkownikowi bezpośredni i szybki kontakt z właścicielem strony lub osobą, która zajmuje się obsługą klienta. W tym artykule
Wszystko o optymalizowaniu zdjęć na stronie internetowej – kompletny poradnik [SEO, user experience]
Zdjęcia i obrazy na stronie internetowej są bardzo ważne. Poprawiają user experience, pozycjonowanie strony SEO, a także przyciągają uwagę i zwiększają konwersję. Skąd brać zdjęcia
Szata graficzna całkiem w porządku, przypadły mi do gustu blogowe kolory, podoba mi się 🙂
Brawo tak trzymać. Widać, że dbasz o merytoryczne wpisy na Twoim blogu!
Spoko wpis. Widać włożoną pracę w merytorycznie ułożoną i przedstawioną treść. Pozdrawiam,
Adam